K-에듀파인 회계 업무 한방에 끝내기!

K-에듀파인 '학교회계' 기초상식

참고로 K-에듀파인은 기존 나눠져있던 '에듀파인(공문업무)'과 '업무관리시스템(회계업무)'을 합쳐 공문업무와 회계업무를 한 프로그램에서 할 수 있게 만들어졌다.

교직을 처음 시작하다보면 필요한 물품에 대한 품의를 올려야 하는데 막막한 경우가 있다. 학교 회계업무의 전반적인 내용을 알아보자!

 

 

단어 알아보기

1. 품의: 돈을 쓰기 위해 허락을 받는 것(지출계획서)

- 추정 가격이므로 실제 구매 가격과 다를 수 있다.

- 품의 금액을 초과해서 지출 할 수 없으므로 넉넉하게 금액을 적어야 한다.

- 지출 금액이 품의 금액을 초과할 시 회수해서 다시 기안해야 한다.

 

2. 원인행위: 물건을 사는 거래행위 = 주문 = 계약

- 원인행위 시 에듀파인 화면에 '원인행위일자(실 계약일)'와 '업무확정일자'를 입력해야 한다.

- '원인행위확정일자'를 입력하지 않으면 결재가 완료된 날짜가 자동으로 입력된다.

- '업무확정일자'에 입력된 날짜가 나중에 지출결의서 '원인행위부등기'에 뜨게 된다.

예) '원인행위일자(계약)'가 1월 1일인데 1월 3일에 원인행위 결재를 올릴 때 '업무확정일자'를 입력하지 않으면 '원인행위일자'가 자동으로 1월 3일로 들어간다. '업무확정일자'를 1월 1일로 넣어줘야 원인행위부등기에 1월 1일 계약일이 올바르게 찍히게 된다.

 

3. 지출결의: 금액 지급 = 결제

- 행정실에서 업무처리를 해주니 신경을 안 써도 된다.

 

 

결제 순서(품의→원인행위→지출결의)

1. 원칙: 인터넷이나 시장에서 사고싶은 상품을 조사 → '품의' → 견적서 받기 → 업체 결정 or 입찰 → '원인행위' → 상품 납품 → 상품 검사 및 검수 → 세금계산서 받기 → '지출결의' → 금액지급

 

2. 일반적인 경우

  1) 가장 많이 쓰는 방법: 업체와 연락(상품 가격 파악) →  '품의' → 견적서, 사업자등록증사본, 통장사본 받기 → '원인행위' → 물건 수령(택배) 및 확인 → 세금계산서 받기 → '지출결의' → 금액지급

    - 받아야 하는 서류를 꼼꼼히 확인하자!

  2) 학교 카드로 결제 시: '품의' → 행정실에서 카드 수령(카드사용대장 작성) → 물건 구입 → 영수증과 카드 반납

    - 영수증의 빈 공간에 어떤 사업비 지출인지 간략히 적어서 드리자

 

3. 인터넷 결제 시

  1) 학교 아이디가 있는 경우: 학교 아이디로 접속해서 장바구니에 물건 담기 → '품의'(상품금액과 배송비를 합한 총액으로 품의하고 애매할 경우 여유롭게 품의) → 품의 결재 완료 시 담당자(행정실장이나 교무행정사)에게 구매 부탁 연락드리기

  2) 이용하는 아이디가 없는 경우(이 경우 웬만하면 품의 후 담당자님께 부탁드려보자): '품의' → 신용카드로 결제 → 결제 완료 후 바로 '원인행위' (이때 원인행위 일자와 원인행위 확정일자는 신용카드 결제일로 지정) → 물건 확인 → 카드값 나가는 날(일반적으로 12일, 27일) 맞추어서 '지출결의'

 

 

K-에듀파인 '학교회계' 활용하기

학교 예산과 관련된 일을 할 때는 큰 탭을 '학교 회계'로 변경해 업무를 보자.

 

 

주요 탭 확인하기

가장 많이 사용되는 탭은 아래 3가지이다.

 

 

1. 사업관리카드(전체)

사업관리 - 사업관리카드 - 사업관리카드(전체)

예산을 확인하는 탭이다. 조회를 누른면 아래 창이 보인다.

 

1. 예산액: 해당 사업에 계획된 예산

2. 이월등증감액: 이월금(-일 수도 있음)

3. 예산현액(A): 예산액에 이월금 반영(실질적으로 사용가능한 예산액)

3. 원인행위액(B): 사업비 지출내역

- 원인행위액의 금액을 클릭하면 하단에 세부 지출 항목을 확인할 수 있다.

4. 지출잔액(C): 남은 사업비 잔액(예산현액A - 원인행위액B = 지출잔액C)

 

 

2. 품의등록

사업관리 - 사업담당 - 품의등록

  1) 제목: 물건 구입하는 내용, ~ 지출품의
  2) 개요: 1. 관련(어느 문서에 근거하여 구입하는지 문서 제목)

                2. 내용(목적, 품목, 구입예산, 구매처 끝. )

 

예시) 제목: 졸업식 행사운영 사업비 지출품의

관련: oo초등학교-111(2023.1.1.)

내용: 2023학년도 졸업식 행사운영 예산을 다음과 같이 구입하고자 합니다.

  가. 목적: 졸업식 행사 장소(교실 및 체육관) 꾸미기

  나. 내용

    1) 구입 품목: 현수막 외 2종

    2) 구입 예산: 200,000원(이십만원)

    3) 구매처: oo현수막  끝.

 

 

 

  3) 예산내역, 예산선택

- 품의 관련 세부사업이 안보이면 행정실장님께 품의 권한 요청드리기

 

 

  4) 품목내역

- 예산내역이 여러 개일 경우 해당 행을 선택 후 품목내역을 작성해야 한다.

- 예상 단가는 배달비 포함 여유 있는 금액으로 품의 올리기!

 

  5) 저장 후 결재 요청
- 교사(기안) - 행정실장(협조) - 부장님(검토) - 교감선생님(결재)

- 학교 별로 차이가 있는데 보통 10만원이 넘으면 교장선생님까지 결재라인을 올린다.

 

  6) 첨부파일

- 관련 공문

- 인터넷으로 구입할 시 인터넷 사이트 캡쳐본 등

 

품의수정

이미 결재를 올렸는데 수정할 부분이 생긴 경우: 업무관리 - 결재 - 문서진행 창에서 회수 및 재작성

 

 

 

 

 

모두 새학기 파이팅!